Om er voor te zorgen dat u (of het bedrijf waarvoor u werkt) nooit belangrijke digitale gegevens verliest, kunt u een backup maken. Een backup is eigenlijk een reserve kopie van digitale gegevens, zoals bijvoorbeeld een bedrijfsadministratie of dierbare familie foto’s. Met deze kopie heeft u altijd weer toegang tot de gegevens indien het originele bestand verloren is gegaan.

Voor het verlies van digitale gegevens zijn allerlei oorzaken te bedenken. Per ongeluk "weggooien", diefstal of schade. Computers kunnen om diverse redenen kapot gaan; slijtage van computer onderdelen, stroomstoring, virussen, hackers of misschien wel een brand. Het is mogelijk dat u of uw bedrijf voor dagen, misschien wel weken werk verliest, dit is afhankelijk van de backup methode die gebruikt wordt.

Een backup kan op verschillende manieren gemaakt worden, neem bijvoorbeeld; een floppy, usb-stick , het branden van een cd/dvd, mobiele externe hardeschijf of een tapestreamer.  Al deze apparaten hebben één ding gemeen voor het maken van een backup: alle vereisen menselijke interactie om goed te functioneren.  Door een fout op een cruciaal moment, bijvoorbeeld  het “vergeten” van de backup kan een grote schadepost ontstaan.

Met backup online maakt u dezelfde backup als met de conventionele backup apparaten, echter werkt de software de backup iedere keer automatisch bij. Bestanden die veranderd zijn worden automatisch bijgewerkt, nieuwe bestanden worden automatisch toegevoegd aan de backup.  Met de backup manager, de software die de online backup maakt, kunt u zelf precies bepalen van welke bestanden en mappen er een backup wordt gemaakt en wanneer dit gebeurt. Met de volledige controle die de backup manager geeft over het maken van de backup kunt u zelf de belasting op de internetverbinding bepalen en zo uw internetverbinding efficiënt gebruiken.